Encombrants et autres prises de rendez-vous ⭐️
Fluidifiez les démarches comme la prise de rdv pour la collecte des encombrants.
Il existe de nombreux cas où vous pourriez fluidifier les démarches de vos usagers en utilisant des modules prises de rendez-vous. Le cas d’usage le plus évident étant la collecte des encombrants.
Les objets peu transportables se transforment souvent en dépôts sauvages sur le trottoir. Pourtant, vous proposez peut-être un service de collecte en porte à porte. Alors comment le widget peut-il vous aider à réduire ces incivilités ?
1️⃣ Mettez en avant votre service de ramassage des encombrants à domicile
L’usager ne sait peut-être pas que ce service existe sur votre collectivité. N’hésitez pas à le faire savoir en y mettant un coup de projecteur. Utilisez les bandeaux d’alerte pour le mette en avant. (à lire ici l’article sur Créer des bandeaux d’alerte)
Vous pouvez également utiliser les notifications push ⭐️ Lire l’article lié ici
2️⃣ Facilitez la prise de rendez-vous
☎️ Via un numéro de téléphone 😬
Solliciter un service de collecte d’encombrant requiert souvent d’appeler, via un numéro vert par exemple.
Cela n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît : horaires à respecter, interlocuteur pas toujours au bout du fil, jour et heure de passage notés rapidement sur un post-it (possiblement perdu par la suite), imprécision sur les règles de collecte, pas de confirmation du passage pour l’usager.
Côté collectivité, des flous peuvent affecter la prise de note et le stockage des informations : coordonnées erronées, incompréhensions sur la pièce à jeter, stockage de l’information également sur post-it (possiblement perdu comme celui de l’usager 🙈 ).
🦸🏻 C’est ici que rentre en jeu l’usage des formulaires Publidata.
📱Via un formulaire de prise de rendez-vous 😃
En autonomie, à n’importe quelle heure et dans n’importe quel lieu, l’usager se laisse guider par les rubriques à remplir.
Juste avant la validation de la prise de rendez-vous, les coordonnées de l’usager, la date choisie et la sélection des items à jeter sont résumés. Pour conclure, un mail de confirmation est envoyé à l’usager.
De votre côté, vous venez de collecter de façon exhaustive toutes les informations dont vous avez besoin comme :
- les coordonnées de l’usager (adresse postale, téléphone, email, etc.),
- le créneau horaire choisi,
- la description nécessaire sur l’encombrant dont l’habitant veut se débarrasser comme le type de pièce, la surface, le poids, etc.
Vous avez la liberté de paramétrer le champ des possibles en amont :
- une liste d’objets acceptés et refusés,
- poser des limites de poids,
- poser des limites de quantités.
La transmission de ces données à vos services peuvent de faire de différentes façons.
3️⃣ Comment les créneaux disponibles sont-ils gérés ?
Dans ce nouveau module Prise de rendez-vous encombrants, le mot clé est “rendez-vous”.
À la différence d’une démarche comme un signalement de bac cassé ou une demande de carte de déchèterie, le module prise de rendez-vous nécessite la gestion d’un planning et la proposition de créneaux disponibles.
Plusieurs solutions existent en fonction de vos habitudes de travail.
3.1 Si vous disposez d’un logiciel de gestion de planning :
Un logiciel de gestion de planning découpe votre territoire en secteurs et y associe des créneaux disponibles avec des règles (ex : pas de passage un jour férié ou jamais de passage le mercredi).
La plateforme Publidata a déjà le découpage de vos secteurs. En s’interconnectant avec votre logiciel métier, nous récupérons vos créneaux disponibles et vos règles.
Les disponibilités sont requêtées en temps réel et les créneaux sont proposés à l’usager pour son adresse.
De votre côté, vous visualisez les demandes directement via votre logiciel métier habituel.
Exemple de logiciels ouvrant aux interconnexions : Simpliciti, Axians, Dem’up, etc.
3.2 Sans logiciel, gestion des créneaux disponibles par Publidata (en développement) :
Dans ce cas, Publidata prendra en charge les règles de disponibilités et les jauges, avec une granularité à l’échelle du jour ou à l’échelle d’un créneau horaire.
Ces disponibilités seront associées aux secteurs.
Ainsi des créneaux libres sont proposés à l’usager pour son adresse.
Les demandes sont regroupées dans une interface de visualisation des données. Elles sont elles-mêmes exportables à tout moment en fichier .xls ou .csv.
💡Autres usages possibles du module Prise de rendez-vous :
Toutes les démarches nécessitant le choix d’un créneau horaire fonctionnera sur le principe du module prise de rendez-vous. Par exemple :
- réserver un créneau pour venir chercher un composteur,
- réserver un créneau pour une livraison de bac,
- réserver un créneau pour un service de broyage à domicile, etc.
⚠️ Publidata ne gère pas :
- les plannings de rendez-vous (mais peut s’interconnecter avec les vôtres),
- l’optimisation des tournées,
- les signatures électroniques, les bordereaux, etc.